Wie plant man einen Veränderungsprozess im Betrieb konkret?

Das Wichtigste auf einen Blick

Schritt 1 bis 3: Strategie, Jobgruppen, Bedarf

Am Anfang steht die Frage, wohin das Unternehmen will. Die INQA ordnet diese Frage über das magische Viereck. Es hat vier Fragen: Was wollen wir erreichen? Welche Entwicklungen müssen wir berücksichtigen? Wie erreichen wir die Ziele? Welche Anforderungen ergeben sich daraus für die Belegschaft? Strategische Personalplanung der INQA

Danach erfassen Sie die Belegschaft. Ordnen Sie jede Person nach Tätigkeitsprofil einer Jobgruppe zu. Erfassen Sie je Gruppe die Anzahl der Beschäftigten und die vorhandenen Kompetenzen.

Ein Kompetenztableau hilft dabei. Es beschreibt die Qualifikationen der Belegschaft und macht Lücken sichtbar.

Schritt 3 ist der Soll-Zustand. Schätzen Sie, welche Bedeutung jede Jobgruppe in etwa drei Jahren hat. Notieren Sie, welche Weiterqualifizierung nötig ist. So entsteht der künftige Personalbedarf.

Altersstruktur als eigener Datenblock

Die Altersstruktur gehört nicht in eine Randnotiz. Sie braucht einen eigenen Block im Planungsblatt. Die IHK Dresden nennt vier Datenpunkte: Anzahl der Beschäftigten je Jahrgang, Anteile der Jahrgänge in Prozent, Vergleiche zwischen Abteilungen und den Altersdurchschnitt des Unternehmens.

Danach schauen Sie nach vorn. Die IHK Dresden empfiehlt, die künftige Altersstruktur in zwei, fünf und zehn Jahren zu betrachten, für das ganze Unternehmen und für einzelne Bereiche. Altersstruktur analysieren

Ergänzen Sie die Zahlen mit Gesprächen. Mitarbeiterbefragungen oder Einzelgespräche geben Hinweise auf berufliche Pläne. Dazu gehören Ruhestand, Wechselbereitschaft und Aufstiegsfortbildungen.

Schritt 4 und 5: Ist und Soll vergleichen, Maßnahmen festlegen

Jetzt stellen Sie Ist und Soll gegenüber. Die INQA nennt das den Handlungsbedarf. Beziehen Sie die Altersstruktur ein. So erkennen Sie, wo in den nächsten Jahren Stellen frei werden.

Beispiel für ein Planungsblatt: Eine Jobgruppe mit acht Beschäftigten hat zwei absehbare Renteneintritte in fünf Jahren. Dann braucht diese Zeile eine Maßnahme wie Wissensübergabe oder Nachfolgeplanung. Die Zahl ist ein Rechenbeispiel, kein betrieblicher Messwert.

Zum Schluss legen Sie Maßnahmen fest. Die INQA unterscheidet kurzfristige, mittelfristige und langfristige Personalmaßnahmen. Die Einbeziehung der Mitarbeiter kann dabei sinnvoll sein.

Die Zeitangaben sind ein Beispiel für die Spaltenlogik, keine gemessene Dauer. Belastbare Angaben zum Zeitaufwand liegen nicht vor.

Häufige Fragen

Wer sollte das Planungsblatt ausfüllen?

Eine kleine Gruppe aus Geschäftsführung und Personalleitung. Die INQA empfiehlt, Mitarbeiter bei den Maßnahmen einzubeziehen.

Wie oft muss die Planung erneuert werden?

Die INQA schreibt, die Planung ist nicht final. Prüfen Sie sie regelmäßig und passen Sie sie an.

Reicht ein Blick auf die Gesamtzahl der Beschäftigten?

Nein. Die IHK Dresden rät, die Altersstruktur auch je Bereich zu vergleichen. Sonst bleiben Unterschiede zwischen Abteilungen unsichtbar.