Organisationsentwicklung
Teil von Organisationsentwicklung im KMU strukturiert planen
Veränderungsprozess planen: konkrete Schritte im Betrieb
Veränderungsprozess planen: Schritte von Auftrag und Steuerkreis über Stakeholderanalyse und Kommunikation bis zu Meilensteinen und Erfolgskontrolle.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Beim Veränderungsprozess planen Sie Ziel, Verantwortung und Erfolgskontrolle von Anfang an.
- Stakeholderanalyse, Kommunikationsplan, Meilensteine und Widerstandsmanagement machen den Ablauf konkret.
- Die Personal- und Altersstrukturplanung zeigt, welche Folgen der Wandel für Kompetenzen und Wissen hat.
Veränderungsprozess konkret planen
Ein tragfähiger Ablauf verbindet Ziel, Verantwortung, Betroffene, Umsetzung und Prüfung. Nutzen Sie die folgenden Schritte als Planungsfolge; die anschließende Personalplanung vertieft vor allem die Auswirkungen auf Beschäftigte, Kompetenzen und Wissen.
- Auftrag und Ziel festlegen:Beschreiben Sie den Anlass, den Umfang und das angestrebte Ergebnis des Veränderungsprozesses. Leiten Sie daraus überprüfbare Zielgrößen ab.
- Projektorganisation einrichten:Benennen Sie einen Sponsor, der den Auftrag trägt und Hindernisse ausräumt, eine Projektleitung für die Koordination und einen Change Agent für Beteiligung und Kommunikation. Richten Sie einen Steuerkreis mit den nötigen Entscheidungsträgern und Vertretungen betroffener Bereiche ein.
- Stakeholderanalyse durchführen:Erfassen Sie betroffene Gruppen und bewerten Sie für jede Gruppe Einfluss, Betroffenheit, Bedürfnisse und mögliche Bedenken. Halten Sie die Ergebnisse beispielsweise in einer Stakeholdermatrix fest.
- Auswirkungen und Zielzustand klären:Vergleichen Sie den aktuellen und den angestrebten Zustand bei Abläufen, Verantwortlichkeiten, Rollen und Kompetenzen. Die folgende Personalplanung hilft, den Bedarf an Beschäftigten und Qualifikationen zu erkennen.
- Maßnahmen und Meilensteine planen:Legen Sie für jede Maßnahme eine verantwortliche Person, Abhängigkeiten und einen Meilenstein fest. Ordnen Sie die Maßnahmen so, dass ihre Reihenfolge nachvollziehbar ist.
- Kommunikationsplan erstellen:Bestimmen Sie für jede Zielgruppe, welche Informationen wann, durch wen und über welchen Kanal vermittelt werden. Planen Sie außerdem ein, wie Beschäftigte Fragen und Rückmeldungen einbringen können.
- Widerstandsmanagement verankern:Nehmen Sie Bedenken auf, klären Sie ihre Ursachen und reagieren Sie passend, etwa mit Information, Beteiligung oder Qualifizierung. Prüfen Sie, ob Rückmeldungen eine Anpassung der Maßnahmen erfordern.
- Erfolg kontrollieren:Leiten Sie Kennzahlen (KPIs) aus den Zielen ab und legen Sie Ausgangs- und Zielwerte fest. Prüfen Sie den Fortschritt an den Meilensteinen und nach der Umsetzung; passen Sie Maßnahmen bei Bedarf an.
Personalplanung als Baustein des Veränderungsprozesses
Für den Personalteil des Veränderungsprozesses klären Sie zunächst, wohin das Unternehmen will. Die INQA ordnet diese Frage über das magische Viereck. Es hat vier Fragen: Was wollen wir erreichen? Welche Entwicklungen müssen wir berücksichtigen? Wie erreichen wir die Ziele? Welche Anforderungen ergeben sich daraus für die Belegschaft? Die strategische Personalplanung der INQA bietet eine Orientierung für die Belegschafts- und Bedarfsanalyse; sie ersetzt nicht die Schritte des Veränderungsprozesses.
Schritte 1 bis 3 der Personalplanung
- Strategie klärenWohin will das Unternehmen?
- Belegschaft erfassenPersonen zu Jobgruppen zuordnen
- KompetenztableauQualifikationen und Lücken sichtbar machen
- Soll-ZustandBedeutung der Jobgruppen in drei Jahren
- Künftigen Personalbedarf notieren
Danach erfassen Sie die Belegschaft. Ordnen Sie jede Person nach Tätigkeitsprofil einer Jobgruppe zu. Erfassen Sie je Gruppe die Anzahl der Beschäftigten und die vorhandenen Kompetenzen.
Ein Kompetenztableau hilft dabei. Es beschreibt die Qualifikationen der Belegschaft und macht Lücken sichtbar.
Schritt 3 ist der Soll-Zustand. Schätzen Sie, welche Bedeutung jede Jobgruppe in etwa drei Jahren hat. Notieren Sie, welche Weiterqualifizierung nötig ist. So entsteht der künftige Personalbedarf.
Altersstruktur als eigener Datenblock
Die Altersstruktur gehört nicht in eine Randnotiz. Sie braucht einen eigenen Block im Planungsblatt. Die IHK Dresden nennt vier Datenpunkte: Anzahl der Beschäftigten je Jahrgang, Anteile der Jahrgänge in Prozent, Vergleiche zwischen Abteilungen und den Altersdurchschnitt des Unternehmens.
Danach schauen Sie nach vorn. Die IHK Dresden empfiehlt, die künftige Altersstruktur in zwei, fünf und zehn Jahren zu betrachten, für das ganze Unternehmen und für einzelne Bereiche. Altersstruktur analysieren
Ergänzen Sie die Zahlen mit Gesprächen. Mitarbeiterbefragungen oder Einzelgespräche geben Hinweise auf berufliche Pläne. Dazu gehören Ruhestand, Wechselbereitschaft und Aufstiegsfortbildungen.
Personalbedarf vergleichen und Maßnahmen festlegen
Jetzt stellen Sie Ist und Soll gegenüber. Die INQA nennt das den Handlungsbedarf. Beziehen Sie die Altersstruktur ein. So erkennen Sie, wo in den nächsten Jahren Stellen frei werden.
Beispiel für ein Planungsblatt: Eine Jobgruppe mit acht Beschäftigten hat zwei absehbare Renteneintritte in fünf Jahren. Dann braucht diese Zeile eine Maßnahme wie Wissensübergabe oder Nachfolgeplanung. Die Zahl ist ein Rechenbeispiel, kein betrieblicher Messwert.
Für den Personalbaustein legen Sie zum Schluss Maßnahmen fest. Die INQA unterscheidet kurzfristige, mittelfristige und langfristige Personalmaßnahmen. Die Einbeziehung der Mitarbeiter kann dabei sinnvoll sein.
Ist und Soll vergleichen, Maßnahmen festlegen
| Zeile | Ziel | Verantwortlich | Zeithorizont | Jobgruppe |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Strategie klären | Geschäftsführung | sofort | alle |
| 2 | Jobgruppen bilden | Personalleitung | 4 Wochen | alle |
| 3 | Bedarf bestimmen | Führungsteam | 8 Wochen | alle |
| 4 | Ist und Soll vergleichen | Personalleitung | 10 Wochen | alle |
| 5 | Maßnahmen festlegen | Führungsteam | 12 Wochen | betroffene Gruppen |
Die Zeitangaben sind ein Beispiel für die Spaltenlogik, keine gemessene Dauer. Belastbare Angaben zum Zeitaufwand liegen nicht vor.
Häufige Fragen
Wer sollte das Planungsblatt ausfüllen?
Für den Veränderungsprozess sollte die Geschäftsführung einen Sponsor benennen und eine Projektleitung sowie einen Steuerkreis einsetzen. Das Planungsblatt zur Personalplanung kann eine kleine Gruppe aus Geschäftsführung und Personalleitung ausfüllen. Die INQA empfiehlt, Mitarbeiter bei den Maßnahmen einzubeziehen.
Wie oft muss die Planung erneuert werden?
Die INQA schreibt, die Planung ist nicht final. Prüfen Sie sie regelmäßig und passen Sie sie an.
Reicht ein Blick auf die Gesamtzahl der Beschäftigten?
Nein. Die IHK Dresden rät, die Altersstruktur auch je Bereich zu vergleichen. Sonst bleiben Unterschiede zwischen Abteilungen unsichtbar.
