Führung
Teil von Mitarbeiterbefragung durchführen: Prozesssteuerung von der Zielsetzung bis zur Erfolgskontrolle
Befragungsergebnisse im Team zurückmelden: Workshop und Ampelformat
So melden Sie Befragungsergebnisse im Team zurück: Workshop mit fünf Blöcken, Ampellegende, klaren Rollen und einem Ablaufplan gegen Fehldeutungen.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Ergebnisse zeitnah mit einem Workshop zurückmelden, sonst sinken Motivation und Vertrauen.
- Mindestens drei Stunden einplanen und eine neutrale Moderation festlegen.
- Die fünf Blöcke Begrüßung, zentrale Ergebnisse, Interpretation, Diskussion und Ausblick mit Zeiten und Vorlagen dokumentieren.
- Kritische Ergebnisse früh benennen, damit Führungskräfte vorbereitet sind.
Warum der Zeitpunkt über den Erfolg entscheidet
Wer Befragungsergebnisse zu spät oder gar nicht kommuniziert, riskiert, dass die Motivation der Mitarbeitenden und das Vertrauen in die Unternehmensleitung sinken. Die Befragung wird dann negativ wahrgenommen. Eine Rückmeldung sollte deshalb zeitnah nach der Auswertung erfolgen (Ergebnisse zeitnah kommunizieren).
Praktisch heißt das: Legen Sie den Rückmeldetermin bereits bei der Auswertungsplanung fest. Wer erst nach Abschluss der Auswertung einen Termin sucht, verliert Wochen. Diese Empfehlung ist eine Planungshilfe, keine gesetzliche Frist.
Welches Format sich eignet
Als Format eignet sich ein Mitarbeiterworkshop, in dem Ergebnisse vorgestellt und gemeinsam Handlungsschritte abgeleitet werden. Unkommentierte Ergebnisse können zu Fehlinterpretationen und Unruhe führen (Workshop statt Aushang). Ein Aushang statt Workshop ist sinnvoll, wenn die Ergebnisse keine Diskussion erfordern, alle Beschäftigten erreicht werden müssen oder kein gemeinsamer Termin zustande kommt.
Für den Workshop sollten Sie ausreichend Zeit einplanen, mindestens drei Stunden. Vorgesehen ist eine neutrale Moderation, entweder eine unternehmensfremde Person oder ein Vertretender der Personalabteilung. Die Moderation muss zwischen Geschäftsführung und Belegschaft vermitteln können.
Die fünf Blöcke des Rückmeldetermins
Der beschriebene Ablauf umfasst fünf Blöcke: Begrüßung und Einführung, Darstellung der zentralen Ergebnisse, Interpretation und Schlussfolgerungen, Fragen und Diskussion sowie Ausblick. Jeder Block braucht eine Moderation, eine Vorlage und eine geplante Dauer. Die folgende Tabelle zeigt ein Beispiel für einen Drei-Stunden-Workshop.
Fünf Blöcke im Drei-Stunden-Workshop
- Begrüßung und Einführung20 Minuten
- Zentrale Ergebnisse40 Minuten
- Interpretation und Schlussfolgerungen40 Minuten
- Fragen und Diskussion50 Minuten
- Ausblick30 Minuten
| Block | Inhalt | Moderation | Vorlage | Nachbereitung | Dauer |
|---|---|---|---|---|---|
| Begrüßung und Einführung | Ziele, Ablauf, Dank, Beteiligungsquote, Auswertungsmethode | Moderation | Folien mit Ablauf und Dank | Moderation | 20 Minuten |
| Zentrale Ergebnisse | Auffälligkeiten, Stärken, Schwächen, Überraschungen | Moderation | Ergebnisbericht mit Ampelfarben | Moderation | 40 Minuten |
| Interpretation und Schlussfolgerungen | Stärken-Schwächen-Profil, Handlungsfelder | Moderation und Geschäftsführung | Interpretationleitfaden | Geschäftsführung | 40 Minuten |
| Fragen und Diskussion | Verständnisfragen, Brainstorming zu Handlungsfeldern | Moderation | Flipchart, Moderationskarten | Moderation | 50 Minuten |
| Ausblick | Ziele, Verantwortliche, Zeitplan, Folgeworkshop | Geschäftsführung | Maßnahmenblatt | Geschäftsführung | 30 Minuten |
Passen Sie die Dauer an Betriebsgröße und Anzahl der Fragen an.
Fallbeispiel Autefa: Ampelformat und acht Bereiche
Beim Maschinen- und Anlagenbauer Autefa Solutions wurden die Ergebnisse im Ampelformat abgebildet. Rot steht für hohe Belastung oder große Unzufriedenheit, Gelb für mittlere Werte und Grün für eine relativ entspannte Situation. Einzelne Abteilungen wurden zu insgesamt acht Tätigkeitsbereichen zusammengefasst, aus denen acht Ampelwerte entstanden, damit keine Rückschlüsse auf einzelne Personen möglich sind (Ampelformat bei Autefa).
Ampelformat bei Autefa Solutions
Rot
- Bedeutung
- hohe Belastung
- Auswertung
- große Unzufriedenheit
- Struktur
- acht Tätigkeitsbereiche
- Teilnahmequote
- über 70 Prozent
Gelb
- Bedeutung
- mittlere Werte
- Auswertung
- mittlere Werte
- Struktur
- acht Tätigkeitsbereiche
- Teilnahmequote
- über 70 Prozent
Grün
- Bedeutung
- entspannte Situation
- Auswertung
- relativ entspannt
- Struktur
- acht Tätigkeitsbereiche
- Teilnahmequote
- über 70 Prozent
Die Teilnahmequote lag bei mehr als 70 Prozent. Mehr als 150 Einzelantworten betrafen das, was die Beschäftigten an ihrem Arbeitgeber gut finden. Das Fallbeispiel stammt aus einer Verbandsdarstellung mit Angaben der dortigen Personalmanagerin. Es ist kein unabhängiger Test und nicht ohne Weiteres auf andere Betriebe übertragbar.
Rollen, Vorbereitung und Umgang mit kritischen Ergebnissen
Bei Autefa traf sich die Personalmanagerin mit einer Arbeitsgruppe aus freiwilligen Mitarbeitenden jedes Tätigkeitsbereichs zu den Feldern mit roten Ampeln. Danach präsentierte sie die Ergebnisse acht Führungskräften einzeln, damit diese sie in ihre Gruppen spiegeln konnten (Arbeitsgruppe und Führungskräfte).
Als Leitfrage für die Besprechung mit den Beschäftigten wird formuliert, welche Alltagserlebnisse hinter den Ergebnissen stecken. Führungskräfte sollten darauf vorbereitet sein, dass es sehr kritische und persönliche Rückmeldungen geben kann.
Häufige Fragen
Was tun bei unerwartet kritischen Ergebnissen? Kritische und persönliche Rückmeldungen sollten eingeplant und Führungskräfte darauf vorbereitet werden. Eine Arbeitsgruppe kann rote Felder vorab besprechen.
