Führung
Teil von Mitarbeiterbefragung durchführen: Prozesssteuerung von der Zielsetzung bis zur Erfolgskontrolle
Wie werten wir eine Mitarbeiterbefragung mit Mittelwerten und Mindestfallzahlen aus?
Mittelwerte richtig lesen, Polung beachten, Mindestfallzahlen prüfen: So trennen Sie auswertbare Ergebnisse von nicht repräsentativen Teilergebnissen.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Legen Sie Bereiche, Gruppen und Vergleichsmaßstäbe fest, bevor Sie Daten ansehen.
- Rechnen Sie nur gewichtete Mittelwerte und berücksichtigen Sie die Polung jeder Frage.
- Prüfen Sie die Fallzahl je Organisationseinheit, bevor Sie Teilergebnisse zeigen oder deuten.
Zuerst die Kriterien festlegen
Bevor die ersten Antworten eintreffen, müssen Sie wissen, was Sie vergleichen wollen. Sonst entstehen Auswertungen, die niemand bestellt hat. Die KOFA-Handlungsempfehlung nennt Auswertungen nach Unternehmensbereichen, Standorten oder Gruppen wie Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigten, Geschlecht und Betriebszugehörigkeit. Jede dieser Aufteilungen braucht eine Entscheidung im Vorfeld. Legen Sie schriftlich fest, welche Einheiten getrennt dargestellt werden und welche nur ins Gesamtergebnis einfließen. Ohne diese Festlegung wird jede Zahl später beliebig interpretierbar.
Was nicht vorab festgelegt ist, wird auch nicht nachträglich gesucht. Diese Regel schützt vor dem gezielten Suchen nach auffälligen Teilgruppen.
Mittelwert bilden und Polung beachten
Der arithmetische Mittelwert ist ein gewichtetes Mittel aus den Wertungszahlen der Antwortkategorien. Als Gewicht dienen die absoluten Häufigkeiten. Das bayerische Verfahren im öffentlichen Dienst bewertet Zustimmung auf einer Fünferskala: 5 steht für gut, 1 für schlecht. Bei positiv formulierten Fragen erhält volle Zustimmung 5 Punkte, bei negativ formulierten Fragen 1 Punkt. So zeigen Werte über 3,0 unabhängig von der Fragestellung ein eher gutes Ergebnis an.
Ein Rechenbeispiel aus derselben Quelle: Auf die negativ gepolte Aussage "Bei meiner Arbeit gibt es kaum Abwechslung" entfallen von 100 Antworten 60 auf "überhaupt nicht" mit 5 Punkten. Weitere 20 entfallen auf "eher nicht" mit 4 Punkten, 10 auf "teils/teils" mit 3, je 5 auf "eher" und "voll". Der Mittelwert beträgt 4,25 und liegt über der Schwelle 3,0, ist also positiv zu lesen.
Das folgende Prüfblatt halten Sie für jede Frage bereit:
Show the numbers
| Aufgaben sind eine interessante Herausforderung | 410 |
|---|---|
| Bei meiner Arbeit gibt es kaum Abwechslung | 425 |
| Ich erhalte rechtzeitig die nötigen Informationen | 280 |
Die Werte der ersten beiden Zeilen sind aus dem Rechenbeispiel bzw. der Fragensammlung abgeleitet; die dritte Zeile ist ein illustratives Beispiel. Der Abstand zur Schwelle ist ein Orientierungswert für die Priorisierung, kein statistischer Test.
Plausibilität vor der Interpretation
Zwei Prüfungen gehören vor jede Auswertung. Erstens: Fragebögen, die auffällig schnell ausgefüllt wurden oder ein deutliches Antwortmuster zeigen, etwa immer die mittlere Bewertung, sollten aussortiert werden. Zweitens: Prüfen Sie je Einheit die Rücklaufquote. Werden aus einer Abteilung nur zehn Prozent der Fragebögen abgegeben, bleibt das Gesamtergebnis tragfähig, die Einzelergebnisse dieser Abteilung sind aber nicht repräsentativ. Diese beiden Hinweise stammen aus einer Anbieterdarstellung und sind als Plausibilitätsregeln zu verstehen, nicht als Testergebnis.
Mindestfallzahlen als Rücklaufampel
Das bayerische Verfahren zieht feste Grenzen. Ergebnisse für eine Organisationseinheit werden nur dargestellt, wenn mindestens 12 verwertbare Fragebögen vorliegen. Bei 6 bis 11 Rückläufen werden nur Mittelwerte ausgewiesen, keine Häufigkeitsverteilungen. Bei weniger als 6 Rückläufen erfolgt keine gesonderte Auswertung. Diese Schwellen gelten für den öffentlichen Dienst in Bayern und sind nicht ohne Weiteres auf Betriebe übertragbar. Als eigene Hausregel können Sie dieselbe Stufung übernehmen und vorab in der Datenschutzerklärung kommunizieren.
Übertragen auf Ihre Organisationseinheiten ergibt sich eine einfache Ampel:
| Rückläufe | Darstellung |
|---|---|
| ab 12 | Häufigkeiten, Mittelwerte und Grafiken |
| 6 bis 11 | nur Mittelwerte |
| unter 6 | keine gesonderte Auswertung |
Die Ampel entscheidet, ob eine Einheit überhaupt gezeigt wird. Erst danach beginnt die inhaltliche Deutung.
Vergleichswerte und Darstellung
Vergleichswerte zu einzelnen Fragen geben Anhaltspunkte, wie die eigenen Ergebnisse im Verhältnis zu früheren Befragungen oder zu vergleichbaren Bereichen stehen. Aus über- oder unterschrittenen Schwellenwerten lässt sich konkreter Handlungsbedarf ableiten. Konkrete Benchmark-Zahlen liefert die Quelle nicht; Sie müssen eigene Vorwerte aus früheren Erhebungen aufbauen. Kommentare aus offenen Fragen sollen thematisch gebündelt zusammengefasst werden, damit ein Überblick entsteht. Stellen Sie Mittelwerte, Fallzahl und Ampelstufe stets gemeinsam dar. Ein Mittelwert ohne Fallzahl verleitet zu Fehldeutungen.
Häufige Fragen
Ab wie vielen Rückläufen darf ich Ergebnisse einer Abteilung zeigen? Im bayerischen Verfahren ab 12 verwertbaren Fragebögen. Bei 6 bis 11 Rückläufen nur Mittelwerte, darunter keine gesonderte Auswertung.
Warum muss ich negative Fragen anders bewerten? Damit Mittelwerte über 3,0 unabhängig von der Formulierung ein gutes Ergebnis anzeigen. Ohne Umpolung wäre ein hoher Wert bei negativer Frage irreführend.
Ersetzt der Mittelwert die Häufigkeitsverteilung? Nein. Bei 6 bis 11 Rückläufen sehen Sie nur Mittelwerte. Ab 12 Rückläufen sollten Sie zusätzlich die Verteilung der Antwortkategorien betrachten.
