Fragebogen zur Mitarbeiterbefragung erstellen: Aufbau, Skalen und Anonymität

Das Wichtigste auf einen Blick

Offene und geschlossene Fragen: die erste Entscheidung

Die Wahl des Fragetyps bestimmt den Auswertungsaufwand. Offene Fragen geben keine Antwortmöglichkeiten vor und liefern nähere Details. Genau diese Details sind aber deutlich schwieriger auszuwerten und zusammenzufassen. Geschlossene Fragen sind dagegen schnell beantwortet und relativ einfach auswertbar.

Deshalb empfiehlt es sich, bei der erstmaligen Durchführung überwiegend geschlossene Fragen zu verwenden. Offene Fragen lassen sich an einzelnen Stellen ergänzen, etwa für Verbesserungsvorschläge.

Skalen richtig aufsetzen

Für differenzierte Antworten ist eine mehrstufige Skala geeigneter als ein simples Ja oder Nein. Empfohlen werden vier bis fünf Punkte. Zu viele Punkte überfordern die Befragten und erschweren die Interpretation. Zu wenige Punkte lassen keine differenzierte Antwort zu.

Verbalisierte Skalen sind einfacher auszufüllen, weil die Zwischenstufen bereits benannt sind. Die Skala verläuft von links mit dem niedrigsten Wert zu rechts mit dem höchsten Wert. Antwortmöglichkeiten und Skalierung bleiben im gesamten Fragebogen einheitlich.

Die Tendenz zur Mitte beschreibt das Muster, unabhängig von der Frage eine mittlere Position anzukreuzen. Eine gerade Stufenanzahl kann helfen, weil sich die Befragten dann eindeutig positionieren müssen. Zusätzlich gehört eine Ausweichkategorie wie weiß nicht oder keine Angabe in den Fragebogen. So lässt sich unterscheiden, ob eine Frage übersehen oder bewusst nicht beantwortet wurde.

Ohne diese Kategorie steigt die Gefahr wahlloser Antworten, die das Ergebnis verfälschen. Die Hinweise zur Fragebogengestaltung mit Skalen und Ausweichkategorie fassen diese Punkte zusammen.

Zwei Beispiel-Items mit der zugehörigen Skalenbeschriftung:

Fünf Formulierungsregeln mit Beispiel

Die KoFa-Handlungsempfehlung zur Mitarbeiterbefragung nennt fünf Regeln und belegt sie mit Vorher-Nachher-Beispielen. Erstens: die Sprache des Unternehmens treffen und keine gewollt steife Formulierung wählen. Zweitens: kurz und kompakt bleiben. Aus dem Satz, man komme nach reiflicher Überlegung zu dem Schluss, dass der Job recht zufriedenstellend sei, wird schlicht: Mein Job gefällt mir.

Drittens: für alle verständlich formulieren, ohne Fremdwörter, unklare Abkürzungen oder akademische Ausdrücke.

Viertens: nur ein Thema pro Frage ansprechen. Der Satz, die Führungskraft sei freundlich und kompetent, lässt sich nicht sinnvoll beantworten, wenn jemand zwar freundlich, aber fachlich schwach ist. Besser sind zwei getrennte Fragen. Fünftens: den Ich-Bezug statt des Man-Bezugs verwenden, denn es geht um die eigenen Erfahrungen.

Strukturmerkmale begrenzen und die Endfassung prüfen

Strukturdaten wie Geschlecht, Alter, Abteilung oder Dauer der Betriebszugehörigkeit ermöglichen differenzierte Auswertungen. Gleichzeitig erhöhen sie das Risiko, dass sich Antworten auf einzelne Personen zurückführen lassen. Deshalb sollten nicht mehr als vier Strukturmerkmale abgefragt und diese nicht kombiniert ausgewertet werden.

Das Online-Verfahren des Bayerischen Landesamts für Statistik sichert die Anonymität zusätzlich über Schwellenwerte ab. Es weist Ergebnisse einer Gruppe erst ab 12 verwertbaren Fragebögen aus, bei 6 bis 11 nur Mittelwerte und darunter gar keine. Die Mindestgruppengröße legt die auswertende Stelle selbst fest; die Werte des Landesamts sind ein Beispiel.

Die folgende Prüfkarte bündelt die Kontrolle je Frage. Sie ist ein eigenes Arbeitswerkzeug, keine Vorgabe einer Aufsichtsbehörde.

Der Zeitrechner prüft die Länge gegen das eigene Budget. Als typische Annahme gilt: Eine Person bearbeitet je nach Fragestellung ein bis zwei Fragen pro Minute. Daraus folgt die Formel: Bearbeitungszeit in Minuten = Anzahl der Fragen geteilt durch Fragen pro Minute.

Für ein Budget von rund 15 Minuten liegt die Obergrenze daher bei etwa 30 Fragen. Für die Endfassung zählen zusätzlich ein ansprechendes Layout, eindeutige Formulierungen ohne Suggestivfragen und eine Dauer, die zum Zeitbudget passt.

Zum Schluss gehört eine Einladung zur Teilnahme in den Versand. Jede Teilnehmerin und jeder Teilnehmer erhält den Fragebogen direkt. Für den Erhebungszeitraum sind zwei bis drei Wochen üblich; maßgeblich sind Betriebsgröße und Schichtmodell.

Auswertung und Anonymität

Geschlossene Fragen werden je Skala ausgewertet, als Mittelwert und als Verteilung. Einzelne Ausreißer sagen wenig aus; aussagekräftig sind Muster über mehrere Fragen hinweg. Offene Antworten werden gesichtet und zu Themenclustern gebündelt, am besten von zwei Personen getrennt.

Die Anonymität sichern zwei Regeln ab: Ergebnisse kleiner Gruppen werden nicht getrennt ausgewertet, und die Einladung zur Teilnahme enthält eine Datenschutzerklärung, die die Anonymität ausdrücklich zusichert.

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