Führung
Teil von Google, Asana und INQA zur Teamarbeit im dokumentierten Vergleich
Rollenklärung im Team mit Aufgabenprofil und Vertretung festhalten
Rollenklärung im Team: Aufgabenprofil mit Tätigkeit, Ergebnis, Entscheidungsbefugnis, Vertretung und Prüftermin ausfüllen, Doppelarbeit sichtbar machen.
Das Wichtigste auf einen Blick
Ein Aufgabenprofil hält je Aufgabe Tätigkeit, erwartetes Ergebnis, Entscheidungsbefugnis, Vertretung, Schnittstellen und Überprüfungstermin fest. Die Spalte Überschneidung macht Doppelarbeit sichtbar, bevor sie Zeit kostet. Zuweisung nach Stärke und Kapazität, nicht nach kurzfristiger Verfügbarkeit. Das Formular ist teaminternes Arbeitsmittel, kein Ersatz für eine Stellenbeschreibung.
Warum Verantwortlichkeit ohne Klarheit nicht trägt
Unklare Zuständigkeiten sind kein Randproblem. Der Leitfaden des RKW Kompetenzzentrums hält fest, dass nicht klar geregelte Zuständigkeitsbereiche zu Unstimmigkeiten zwischen Beschäftigten führen und Arbeitsabläufe blockieren können (Leitfaden des RKW Kompetenzzentrums).
Die Google-Untersuchung zu Teameffektivität nennt Struktur und Klarheit als einen von fünf Faktoren. Danach hat ein Team klare Rollen, Ziele und Pläne, und Einzelne verstehen, was von ihnen erwartet wird (Google-Untersuchung zu Teameffektivität).
Ein zweiter Faktor ist Zuverlässigkeit: Mitglieder erledigen ihre Arbeit verlässlich, pünktlich und in Qualität und weichen Verantwortlichkeiten nicht aus (Google-Untersuchung zu Teameffektivität). Hier setzt das Aufgabenprofil an und macht Klarheit ausfüllbar.
Das Aufgabenprofil: sechs Felder und eine Kontrollspalte
Das Formular ist ein eigenes Arbeitsmittel des Teams. Die Feldstruktur folgt dem Zweck, Verantwortung sichtbar zu machen, nicht einer Studie.
Sechs Felder plus Kontrollspalte
- TätigkeitWas wird getan?
- Erwartetes ErgebnisWoran ist die Aufgabe fertig?
- EntscheidungsbefugnisWas darf selbst entschieden werden?
- VertretungWer übernimmt bei Ausfall?
- SchnittstellenWer liefert zu, wer erhält?
- ÜberprüfungsterminWann wird das Profil angepasst?
- ÜberschneidungBerührt jemand dasselbe Ergebnis?
Das Aufgabenprofil
| Feld | Leitfrage | Beispiel: Monatsreport |
|---|---|---|
| Tätigkeit | Was wird getan? | Monatsreport an die Geschäftsführung erstellen |
| Erwartetes Ergebnis | Woran ist die Aufgabe fertig? | Freigegebener Report bis zum 3. Werktag |
| Entscheidungsbefugnis | Was darf selbst entschieden werden, was nicht? | Format und Datenquellen festlegen, keine Budgetfreigabe |
| Vertretung | Wer übernimmt bei Ausfall? | Namentlich benannte zweite Person |
| Schnittstellen | Wer liefert zu, wer erhält? | Controlling und Vertrieb |
| Nächster Überprüfungstermin | Wann wird das Profil angepasst? | Erstes Team-Meeting im Folgequartal |
| Überschneidung | Berührt jemand dasselbe Ergebnis? | Ja, zweite Person pflegt dieselbe Datenquelle |
Das Beispiel ist eine Illustration, keine Messung. Der Überprüfungstermin ist eine Teamfestlegung, keine belegte optimale Frequenz.
Die Spalte Überschneidung ist der eigentliche Prüfschritt und wird erst nach dem ersten Entwurf ausgefüllt. Wer dasselbe Ergebnis, dieselbe Datenquelle oder dieselbe Frist berührt, wird notiert. So entsteht eine Liste der Doppelbesetzungen, die das Team auflösen kann.
Zuständigkeit von Beteiligung abgrenzen
Zuständigkeit und Beteiligung sind zwei verschiedene Dinge. Zuständig ist eine Person, beteiligt sind alle, die zuarbeiten, prüfen oder informiert werden.
Im Formular steht die zuständige Person im Feld Tätigkeit, alle anderen unter Schnittstellen. Diese Trennung zeigt, ob faktisch zwei Personen dieselbe Aufgabe verantworten. Dann steht Überschneidung auf ja.
Für die Auflösung gibt es drei Wege. Eine Person wird zuständig, die zweite liefert nur Daten. Die Aufgabe wird geteilt, etwa in Erstellung und Freigabe. Eine Person gibt sie vollständig ab. Bleiben beide zuständig, schreibt das die Unklarheit fest.
Zuweisen nach Stärke und Kapazität
Die Zuweisung folgt nicht der Frage, wer gerade Zeit hat. Die Asana-Quelle zur Teameffizienz empfiehlt, Stärken und Schwächen der Teammitglieder zu berücksichtigen. Wer eine Fähigkeit beherrscht und sich für eine Aufgabe begeistert, erledigt sie mit größerer Wahrscheinlichkeit schneller und qualitativ besser (Zuweisung nach Stärken und Kapazität).
Dieselbe Quelle nennt einen zweiten Hebel: Gleichwertige Aufgaben lassen sich an Personen mit mehr Kapazität delegieren (Zuweisung nach Stärken und Kapazität). Das Feld Tätigkeit wird daher erst nach einem Kapazitätscheck besetzt.
Ein einfacher Ablauf in vier Schritten:
- Alle Aufgaben des Teams in einer Liste sammeln.
- Je Aufgabe erwartetes Ergebnis und geschätzte Zeit notieren.
- Stärke und aktuelle Auslastung je Person nebeneinander legen.
- Dann die zuständige Person und die Vertretung eintragen.
Praktisch ist eine gemeinsame Arbeitsfläche, in der die Liste für alle sichtbar bleibt. Die Asana-Vorlagensammlung führt unter anderem eine Vorlage für Arbeitsanfragen und eine Zielsetzungsvorlage, die eingehende Vorgänge erfassen und Ziele planen (Asana-Vorlagensammlung). Ob ein bestimmtes Tool passt, entscheidet das Team selbst; das Aufgabenprofil funktioniert auch in einer Tabelle.
Vertretung, Überprüfung und ein Beispiel aus der Praxis
Jedes Profil braucht eine benannte Vertretung. Das RKW Kompetenzzentrum empfiehlt, festzulegen, wer für welche Bereiche zuständig ist und wer diese Person vertritt (Wer vertritt wen). Ohne diese Angabe bleibt sie eine Absichtserklärung.
Der Überprüfungstermin wird beim Anlegen des Profils mit Datum eingetragen. Quartalsweise oder halbjährlich sind übliche Rhythmen, eine belegte optimale Frequenz gibt es nicht. Wichtig ist der Eintrag im Kalender.
Asana führt Kundenaussagen an, nach denen mit dem Tool nicht mehr diskutiert wird, was getan werden muss, sondern gearbeitet wird, verbunden mit Klarheit über Verantwortlichkeiten (Klarheit über Verantwortlichkeiten). Solche Aussagen sind Herstellerangaben ohne unabhängige Prüfung, taugen als Anregung, nicht als Beleg.
Häufige Fragen
Wie viele Aufgaben sollte ein Profil abdecken?
So viele, wie das Team für einen Überprüfungszyklus braucht. Erfahrungsgemäß sind fünf bis zehn Aufgaben pro Person handhabbar. Eine belegte Obergrenze gibt es nicht.
Was, wenn sich zwei Personen nicht einigen können, wer zuständig ist?
Dann ist das Feld Überschneidung auf ja gesetzt, und die Entscheidung gehört in die nächste Teamsitzung. Bis dahin bleibt die bisherige Zuständigkeit bestehen, damit die Aufgabe nicht liegen bleibt.
Ersetzt das Aufgabenprofil eine Stellenbeschreibung?
Nein. Eine Stellenbeschreibung regelt das Arbeitsverhältnis, das Aufgabenprofil nur die Zusammenarbeit im Team. Es ist ein internes Arbeitsmittel und keine arbeitsrechtliche Regelung.
